A. GİRİŞ
Şirketler, bünyesinde pek çok personel bulundurmakta ve personellerinden kişisel verilerini içeren pek çok bilgi, belge ve doküman talep etmektedir. Bu belge ve dokümanların talep edilmesi, özellikle özlük dosyalarının oluşturulmasında önem arz etmektedir. Ancak bazı işverenler uygulamada, işe alım süreçlerini yürütürken adayları belirli testlere tabi tutma eğilimindedir. Bu testler yetenek testlerinden oluşabileceği gibi, adayın psikolojisini, stres yönetimini, karakterini, takım çalışma becerisini ortaya koyabilecek nitelikte testlerden de oluşabilmektedir. Bu makalede söz konusu testlere kısaca “psikanaliz testleri” denilecek olup, işbu testlerin işverenler tarafından talep edilmesinin Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında değerlendirmesi yapılacaktır.
B. ÖZLÜK DOSYALARI
KVKK uyarınca veri sorumluları, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir. Bu kapsamda şirketler ve işletmeler, veri sorumlusu sıfatını haiz olup 4857 sayılı İş Kanunu (“İş Kanunu”) ve sair diğer mevzuat uyarınca işçilerin özlük dosyalarını oluşturmaktadır. Görüldüğü üzere özlük dosyalarının oluşturulması, işverenlere yüklenen hukuki bir yükümlülüktür. Bu durum, KVKK’da da “Kişisel Verilerin İşlenme Şartları” başlıklı 5. maddesinin 2. fıkrasının ç bendinde de açıkça kaleme alınmıştır. Buna göre, “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” hukuki sebebinin varlığı halinde personellerin açık rızasına ihtiyaç duyulmaksızın özlük dosyasında yer alan belge ve dokümanlar talep edilebilecektir. Yine de, talep edilen her belge ve doküman KVKK’nın 4. maddesinde yer alan genel ilkelere göre tek tek değerlendirilmesi gerektiği unutulmamalıdır.
C. KVKK KAPSAMINDA ÖZLÜK DOSYALARINDA UYULMASI GEREKEN GENEL İLKELER
1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma
Kişisel veri işleme faaliyetinde mutlaka hukuki düzenlemelere ve kanunlara riayet edilmesi gerekmektedir. Dürüstlük kurallarına uygun olma ilkesi uyarınca veri sorumlusu kişisel veri işlerken, ilgili kişilerin haklarını gözeterek hareket etmeli ve beklenmeyen sonuçları yaratabilecek şekilde davranmamalıdır. Veri sorumlusu adeta basiretli tacir gibi hareket etmeli ve kişisel veri işlerken gerekli tüm dikkat ve özeni göstermelidir.
2. Doğru ve gerektiğinde güncel olma
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerinin korunabilmesi için veri sorumlusu uhdesinde bulunan kişisel verilerin mutlaka doğru ve güncel olması gerekmektedir. Bu ilke, aynı zamanda ilgili kişilerin doğru ve güncel olmayan kişisel verilerinin düzeltilmesine ilişkin taleplerinin yerine getirilmesi ile de paralellik göstermektedir. Kişisel verilerin kaynağının doğruluğundan emin olunmalı ve doğru olmadığına ilişkin talepler dikkate alınmalıdır.
3. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme
Kişisel veri işleme amacının anlaşılabilecek nitelikte belirli ve açık olması gerekmektedir. Belirlik ilgili kişinin hangi verisinin ne şekilde ve ne kadar süre ile işleneceğinin belirlenmesi ve ilgili kişiye sunulması ile sağlanır. Aynı zamanda veri sorumlusu, KVKK’da yer alan kişisel veri işleme şartlarından birine dayanmak suretiyle meşru bir amaç için kişisel veri işleyebilir.
4. İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma
İşlenen verilerin belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli olması, amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmasını gerektirmektedir. Ayrıca, sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik olarak veri işlenmesi yoluna gidilmemelidir. Çünkü muhtemel ihtiyaçlara yönelik veri işlenmesi, yeni bir veri işleme faaliyeti anlamına gelecektir. Burada önemli olan, amacı gerçekleştirmeye yönelik yeterli verinin temin edilmesi ve bunun dışındaki amaç için gerekli olmayan veri işlemeden kaçınılmasıdır. Mevcutta olmayan ve sonradan gerçekleşmesi düşünülen amaçlarla kişisel veri toplanmamalı veya işlenmemelidir. Ölçülülük ilkesi ise veri işleme ile gerçekleştirilmesi istenen amaç arasında makul bir dengenin kurulması anlamına gelmektedir. Başka bir deyişle veri işlemenin, amacı gerçekleştirecek ölçüde olması anlamına gelir.
5. İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme
Kişisel verilerin saklanması için amaçla sınırlılık ilkesi uyarınca veri sorumlusu tarafından belirlenen saklama sürelerinin yanı sıra, veri sorumlusunun tabi olduğu ilgili mevzuat kapsamında da belirlenmiş saklama süreleri mevcuttur. Buna göre; veri sorumluları, ilgili kişisel veriler için mevzuatta öngörülmüş bir süre varsa bu süreye riayet edecek; eğer böyle bir süre öngörülmemişse verileri ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklayabilecektir. Bir verinin daha fazla saklanması için geçerli bir sebep bulunmaması halinde, o veri silinecek, yok edilecek ya da anonim hale getirilecektir. İleride tekrar kullanılabileceği düşünülerek ya da herhangi bir başka gerekçe ile kişisel verilerin muhafaza edilmesi yoluna gidilemeyecektir.
D. PSİKANALİZ TESTLERİNİN KVKK BAKIMINDAN DEĞERENDİRİLMESİ
Psikanaliz testleri, insan kişiliğine ve karakterine ilişkin önemli temel faktörlere (örneğin; dışadönüklük, gerçekçilik, bağımsızlık, endişe düzeyi, otokontrol) değerlendirmede bulunan ve genel kişilik eğilimlerini tespit etmeye çalışan testlerdir.
Bazı işverenler, personel seçme ve değerlendirme süreçlerinde adayları belirli testlere tabi tutma eğilimindedir. Bu testler yetenek testlerinden oluşabileceği gibi, adayın psikolojisini, stres yönetimini, karakterini, takım çalışma becerisini ortaya koyabilecek nitelikte testlerden de oluşabilmektedir.
Adayların çeşitli psikanaliz testlerine tabi tutulması esnasında, veri işleme faaliyeti gerçekleştirilmektedir. Şirketler, söz konusu testler aracılığıyla adayların psikolojik durumlarına ve dolayısıyla sağlık bilgilerine erişebilmekte ve adayları, test sonuçları itibariyle değerlendirmeye tabi tutarak işe alıp almama konusunda fikir sahibi olmaktadır.
Özlük dosyalarında bulunması gereken evraklar bakımından; niteliği itibariyle psikanaliz testleri, İş Kanunu ve sair diğer mevzuatla düzenlenen bir husus olmadığından, KVKK’nın 5. maddesinin 2.fıkrasında düzenlenen “hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olma” hükmüne dayandırılarak toplanamaz. Ancak, söz konusu uygulama olsa olsa, yine KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrasında düzenlenen “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebebine dayandırılarak yapılabilir.
Meşru menfaat kapsamında kişisel veri işleme faaliyetinin ilgili kişilerin temel hak ve özgürlüklerine halel getirmeyecek surette yapılmasını gerektirmektedir. Aksi takdirde veri sorumluları, açık rıza gerektirecek her türlü veri işleme faaliyeti için “meşru menfaat”lerini ileri sürerek ilgili kişilerin hak kaybına uğramasına sebebiyet verebilir.
Meşru menfaat kavramına ilişkin Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 25/03/2019 tarihli ve 2019/78 Sayılı Kararı[1], yol gösterici niteliktedir. Söz konusu karara göre;
- Kişisel verinin işlenmesi sonucunda elde edilecek menfaat ile ilgili kişinin temel hak ve hürriyetlerinin yarışabilir düzeyde olması,
- Söz konusu menfaate ulaşılabilmesi bakımından kişisel veri işlenmesinin zorunluluk arz etmesi,
- Meşru menfaatin hali hazırda mevcut, belirli ve açık olması,
- İlgili kişinin temel hak ve hürriyetleri ile yarışabilir nitelikte olan meşru menfaatin elde edilmesi halinde bir yarar sağlanacak olması ve kişisel veri işlenmeksizin başkaca bir yol ve yöntemle bu yararın ortaya çıkmasının mümkün olmaması,
- Meşru menfaat belirlenirken söz konusu yararın çok sayıda kişiyi etkilemesi, yalnızca kâr elde edilmesi ya da ekonomik yararın sağlanması amacına yönelik olmaması, iş süreçlerini ya da bir işleyişi kolaylaştırması (örneğin bir birim ya da az sayıda personel nezdinde değil, kurumsal olarak geneli etkileyecek şekilde) gibi şeffaf ve hesap verilebilir nitelikleri haiz kriterlerin esas alınması,
- Bu açıdan ilgili kişinin başta kişisel verilerinin korunması olmak üzere temel hak ve hürriyetlerinin zarar görmesini engellemek amacıyla öngörülebilir, açık ve yakın her türlü tehlikeden uzak tutulması,
- Kişisel verilerin bir veri kayıt sisteminde amaçla sınırlı olarak hukuka uygun işleyişinin temini ile zararı ve ihlalleri engellemek için her türlü teknik ve idari tedbirin alınması,
- Kişisel verilerin işlenmesinde genel ilkelere uygunluğun sağlanması,
- Bu kapsamda, kişinin temel hak ve hürriyetleri ile veri sorumlusunun meşru menfaatinin karşılaştırılarak denge testinin yapılması
hususlarının değerlendirilmesi gerekmektedir.
Psikanaliz testlerinin değerlendirilmesinde meşru menfaat temeline göz atmak gerekirse; veri sorumlusunun işe alacağı personelinin stres altında nasıl çalıştığı, takım çalışmasına uyumlu olup olmadığı, otokontrollü olup olmadığı gibi hususlar veri sorumlusu nezdinde önem arz edebilmektedir. Veri sorumlusunun personel seçme ve değerlendirmede stres yönetimi zayıf olan adaydansa güçlü olan adayı seçme eğilimi daha fazla olacaktır. Bu hususun bilinmesinde ise psikanaliz testleri ön plana çıkmaktadır. Ancak yine de belirtmekte fayda vardır ki veri sorumlusunun elde edeceği meşru menfaat, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerini önemli ölçüde zedeleyebilir. Bu zedeleme, gerek KVKK’nın 4. maddesinde düzenlenen genel ilkelere, gerekse KVKK’nın 5. maddesinde düzenlenen meşru menfaat hukuki sebebine aykırılık gösterecektir. Zira genel ilkeler uyarınca veri işleme faaliyeti “işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma”lıdır.
Veri sorumlusu psikanaliz testlerini ilgili kişilerin temel hak ve özgürlüklerini ihlal etmeden, hukuka uygun ve adil olarak yapmalıdır. Aynı zamanda söz konusu testler, yalnızca icra edilecek meslek için gerekli ve bağlantılı olan departmanlar bakımından uygulanmalıdır[2]. Örneğin, bir pazarlama departmanı için sıcakkanlı, girişken, sabırlı ve stres yönetimi güçlü adayın tercih edilmesi, işveren nezdinde meşru menfaat kapsamında değerlendirilebilir. Ancak yine de psikanaliz testleri, adayın temel hak ve özgürlüklerine zarar vermeden, adil ve hukuka uygun olarak yapılmak zorundadır.
Ölçülülük ilkesiyle bağdaşmayan bir veri işleme faaliyeti, hukuka ve dürüstlük kuralına aykırı olduğu gibi, genel ilkelere de aykırılık göstereceğinden KVKK’ya aykırıdır. Bu durumda işveren, işbu testleri gerçekten gerekli gördüğü ve söz konusu meslek grubuyla bağdaşır departmanlara yönelik olarak gerçekleştirmeli, aksi takdirde ilgili kişilerin açık rızasını almak suretiyle işbu veri işleme faaliyetini yürütmelidir.
Başka bir noktaya temas etmek gerekirse; psikanaliz testleri otomatik yollarla yapılan bir veri işleme faaliyetidir. Test cevaplarının bilgisayarlara girilmesi suretiyle elde edilen sonuç neticesinde personel işe alımlarının gerçekleştirilmesi, işbu sonuçların her zaman %100 doğruluk payına sahip olduğunu göstermemektedir. Adayın testi çözerken ki psikolojisi ve ekonomik kaygıları, bu testlerin sonuçlarını büyük ölçüde etkiler nitelikte olabilir. Nitekim, yukarıda belirtildiği üzere KVKK’nın 4. maddesinde düzenlenen genel ilkelere uygun olarak veri işleme faaliyetinin gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Test sonuçlarının %100 doğruluk payı içermemesi, genel ilkelerden “doğru ve gerektiğinde güncel olma” ilkesine aykırılık içerebilir. İlgili kişiler veri sorumlusu nezdinde saklanan kişisel verilerinin doğru ve gerektiğinde güncel olması hususunda ilgili kişi başvurusunda bulunma hakkına sahiptir. Söz konusu test sonuçlarının bilgisayar ortamında otomatik yollar aracılığıyla yapılması ve ilgili kişinin karakteri hakkında bir sonuca varması; hata payının olması bakımından işbu ilkeye aykırılık anlamına gelebilecektir. Bu sebeple psikanaliz test sonuçlarının yapılması suretiyle işe alımların gerçekleştirilmesi, güncellik ve doğruluk kriterlerini sağlamaması muhtemeldir.
Bu kapsamda, işbu testlerde kullanılan metotlarla elde edilen sonuçların objektif ve tutarlı olması ve testlerin yalnızca uygun eğitimi almış kişiler tarafından kullanılması ve yorumlanması, psikanaliz test sonuçlarının doğru ve gerektiğinde güncel olma ilkesine uygun olması bakımından önem arz etmektedir[3].
E. SONUÇ
Otomatik yollarla elde edilen psikanaliz test sonuçlarına dayalı olarak adayın reddedilmesi veya başka önemli bir karar alınmasında söz konusu testlerin kullanılması; hakkaniyete, hukuka ve dürüstlük kurallarına aykırı olacaktır. Bu sebeple otomatik yollarla elde edilen test sonuçları bakımından, ilgili kişilere otomatik bir sistemin kullanılmasının bildirilmesi, ilgili kişiye kendisini açıklama fırsatı verilmesi ve nihai bir karara varılmadan önce bu açıklamaların değerlendirilmesi gerekmektedir.
Psikanaliz testlerinin yapılarak işe alımların gerçekleştirilmesi ancak ve ancak uygun metotların kullanılması suretiyle objektif ve tutarlı sonuçların elde edilmesinin sağlanması ile ve ifa edilecek işin niteliği itibariyle uygun adaylara uygulanması ekseninde “meşru menfaat” anlamında değerlendirilebilir. Aksi takdirde, genel ilkelerle bağdaşmayan ve KVKK’nın 5.maddesinin 2.fıkrasında yer alan hukuki sebeplerden sayılmayan işbu veri işleme faaliyeti için ilgili kişilerden açık rıza alınması gerekmektedir.
Yararlanılan Kaynaklar
[1] https://kvkk.gov.tr/Icerik/5434/2019-78
[2] The British Psychology Society, Data Protection and Privacy Issues Relating to Psychological Testing in Employment-Related Settings, S 12. (https://www.psytech.com/Content/Guidelines/BPSDataProtection.pdf adresinden 20.05.2021 Tarihinde Erişildi)
[3] The British Psychology Society, Data Protection and Privacy Issues Relating to Psychological Testing in Employment-Related Settings, S 13. (https://www.psytech.com/Content/Guidelines/BPSDataProtection.pdf adresinden 20.05.2021 Tarihinde Erişildi)